Dla jednych doba ma wystarczającą ilość czasu, dla innych – wciąż go za mało. Źródłem problemu jest nie tylko nadmiar obowiązków, ale i zła organizacja. Co zrobić, aby dobrze zarządzać sobą w czasie? Jak planować? Jak się zorganizować? Zdradzamy kilka przydatnych wskazówek.
Podstawy planowania czasu
Przede wszystkim, aby móc mówić o organizacji czasu, należy w ogóle wiedzieć, ile się go ma. Oczywiście doba ma 24 godziny i nic tu nie zmienimy. Od tego czasu należy jeszcze odjąć godziny na sen – najlepiej 7-8 godzin, aby zapewnić regenerację organizmu. Zostaje już mniej. Następnie czas spędzony w pracy – standardowo 8 godzin plus dojazdy. W ten sposób zostaje więc to, co do zrobienia w tzw. „czasie wolnym”. Jednak nie jest on taki w sensie dosłownym. Musimy bowiem wtedy przygotować i zjeść posiłki, zrobić zakupy, posprzątać, zadbać o higienę, aktywność fizyczną, nie mówiąc o poświęceniu uwagi rodzinie, znajomym i zwierzętom domowym. Do tego jeszcze warto byłoby realizować swoją pasję i się rozwijać.
Aby nie tracić czasu na bezsensowne zajęcia, należy wypisać to, czym się zajmujemy i podzielić na bloki tematyczne. Co to może być? Przede wszystkim:
- praca zawodowa i projekty
- rodzina i relacje bliskie
- zdrowie i aktywność fizyczna
- dom i gospodarstwo
- znajomi i życie towarzyskie
- hobby i rozwój osobisty
Określasz ile czasu chcesz poświęcić na daną kategorię i starasz się zmieścić w tych „widełkach”. Taki podział pomaga dostrzec dysproporcje w zarządzaniu sobą – często okazuje się, że jedna sfera życia pochłania zdecydowanie za dużo energii kosztem pozostałych.
Tak więc planowanie należy przygotować w oparciu o czas, jakim się dysponuje. Nie tylko chodzi o codzienne zadania, ale i projekty w pracy. Należy skupić się na tym, jaki jest główny cel i podzielić go na mniejsze zadania. One muszą być osadzone w czasie, jaki na to mamy. Później należy działać i monitorować postępy, czy wszystko idzie zgodnie z planem. Jeśli zauważysz opóźnienia – nie odkładaj analizy przyczyn na później, bo problem będzie narastał.
Jak zarządzać swoim czasem?
Właściwie trudno zarządzać czasem, gdyż on biegnie bez ustanku. Należy więc nauczyć się zarządzać sobą w czasie. Jak tego dokonać? Aby móc się właściwie zorganizować, trzeba wiedzieć, ile czasu zajmują nam dane czynności i nimi wypełnić dostępny czas. Warto przez kilka dni mierzyć rzeczywisty czas poświęcony na poszczególne aktywności – często okazuje się, że nasze szacunki znacznie odbiegają od rzeczywistości.
Kolejną ważną kwestią jest notowanie. Nie jesteśmy w stanie wszystkiego zapamiętać, zwłaszcza w dobie nadmiaru informacji i bodźców. Właśnie dlatego tak ważne jest, by zapisać wszystko, co mamy do zrobienia. Konieczne jest obserwowanie dnia, tygodnia, miesiąca i roku. Warto mieć kilka narzędzi odpowiadających różnym przedziałom czasowym:
Kalendarz z widokiem rocznym
Sprawdza się do zaznaczania ważnych dni: rocznic, urodzin, deadlinów projektów, terminów rozliczeń. Daje perspektywę długoterminową i pozwala uniknąć sytuacji, w której ważne wydarzenie przypada niespodziewanie.
Planner miesięczny
Pozwala na rozplanowanie całych 30-31 dni, czyli wypisanie treningów, spotkań, wizyt lekarskich, uroczystości, terminów płatności. W tym widoku można zaplanować większe bloki zadań, które wymagają kilku dni pracy, oraz dostrzec okresy szczególnie napięte.
Tygodniowy plan
To wgląd w obowiązki domowe, zakupy, posiłki, zajęcia dodatkowe. Tygodniowy harmonogram pomaga równomiernie rozłożyć obciążenie i uniknąć sytuacji, w której wszystko zbiera się na jeden dzień.
Harmonogram dzienny
Pozwala na kontrolowanie całej doby. Powinny się w nim znaleźć nie tylko stałe elementy dnia, typu praca, ale zapisać należy też czas przeznaczony dla siebie, a także na odpoczynek. Wiele osób pomija ten ostatni element, co prowadzi do wypalenia i spadku efektywności. Dobry dzienny plan uwzględnia także bufory czasowe – niewielkie rezerwy na wypadek nieprzewidzianych sytuacji. Jeśli dodatkowo zmagasz się z problemami porannymi, sprawdź jak wstawać rano, aby lepiej wykorzystać pierwsze godziny dnia.
Jak mieć więcej czasu?
Czy da się jeszcze lepiej zarządzać sobą w czasie? Oczywiście, że tak! Z pomocą przychodzi wielozadaniowość – choć trzeba pamiętać, że działa ona dobrze tylko wtedy, gdy łączymy czynności wymagające różnych typów uwagi. Dzięki tej umiejętności można robić dziennie znacznie więcej rzeczy, zwłaszcza takich, które z reguły są mniej istotne lub pomijane.
Wykorzystanie czasu dojazdów
Jeśli dojazd do pracy zajmuje nam 20 minut, a powrót – 30 minut, to warto ten czas wykorzystać. Jeździmy komunikacją miejską – możemy czytać książki, słuchać podcastów edukacyjnych lub przeglądać materiały zawodowe. Dojeżdżamy samochodem – możemy uczyć się języka obcego z płyt lub słuchać audiobooka. To daje około godziny dziennie na dodatkowy rozwój, co w skali miesiąca przekłada się na ponad 20 godzin.
Łączenie aktywności domowych z rozwojem
To samo na siłowni, podczas spaceru z psem – słuchawki i wartościowe treści audio pozwalają podwoić efekt spędzonego czasu. Mamy ochotę obejrzeć ulubiony serial – równocześnie możemy prasować ubrania lub bawić się ze zwierzakiem domowym. W czasie reklam możemy „ogarnąć” mieszkanie, przygotować posiłek, zamiast patrzeć tępo w ekran. Jeśli brakuje ci energii i często trwa to zbyt długo, warto zastosować techniki zwiększające poprawę koncentracji, co przełoży się na lepsze wykorzystanie dostępnego czasu.
Integracja hobby z życiem towarzyskim
Nie mamy czasu na hobby lub spotkania towarzyskie? Warto próbować to połączyć. Być może kolega też lubi jeździć na rowerze, a koleżanka chodzić po górach. Wspólne treningi, warsztaty kulinarne z przyjaciółmi, wspólne uczestnictwo w kursach – to wszystko pozwala nie wybierać między relacjami a pasjami, lecz rozwijać obie sfery jednocześnie. Taka organizacja czasu nie tylko zwiększa produktywność, ale także poprawia jakość życia i satysfakcję z codzienności.
Nie macie takiego wrażenia, że kiedyś dni były dłuższe? Te ileś lat temu miałem czas na wszystko, co miałem w planach. A teraz ledwo wstanę, a dzień już się kończy.