Unijne rozporządzenie dotyczące ochrony danych osobowych zawiera wiele instrukcji i nakłada szereg obowiązków na wszystkie podmioty przetwarzające dane. Niełatwy proces przystosowania procedur i wdrożenia polityki bezpieczeństwa wymaga profesjonalnego wsparcia. Dlaczego warto skorzystać z pomocy prawnej przy wdrażaniu RODO?
- Charakterystyka wsparcia prawnego podczas wprowadzania przepisów
- Zakres usług kancelarii w obszarze przepisów o danych osobowych
- Korzyści ze współpracy z profesjonalistami
- Zakres obowiązywania unijnych regulacji dotyczących danych
Charakterystyka wsparcia prawnego podczas wprowadzania przepisów
W zakresie obowiązków wszystkich państw członkowskich Unii Europejskiej jest przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych osób fizycznych. W maju 2018 roku weszły w życie regulacje określające zasady przetwarzania i zabezpieczania informacji dotyczących podmiotów fizycznych prowadzących działalność lub korzystających z usług przedsiębiorstw.
Wykorzystywane metody i zastosowane zabezpieczenia w przedmiocie ochrony danych osobowych muszą zostać dopasowane do specyfiki działalności konkretnego podmiotu przetwarzającego dane. Profesjonalną obsługę można zyskać dzięki pomocy specjalistów, którzy mając na uwadze aktualne regulacje opracują rozwiązanie zgodne z indywidualnymi potrzebami organizacji. Doświadczeni adwokaci rozpoczynają usługę od przeprowadzenia audytu na terenie siedziby zleceniodawcy, w celu uzyskania informacji dotyczących zakresu przetwarzania danych osobowych. Przedmiotem niezależnej oceny jest weryfikacja całokształtu zabezpieczeń organizacyjnych, technicznych i fizycznych oraz stopień jakości stosowania rozwiązań narzuconych przez przepisy. Podczas audytu specjaliści analizują również przepływy danych w organizacji, sposób ich przechowywania oraz procedury dostępu do informacji przez uprawnione osoby.
Zakres usług kancelarii w obszarze przepisów o danych osobowych
Po przeprowadzonym badaniu pod względem zgodności z obowiązującymi przepisami, wzorcami i standardami, w ramach pomocy prawnej przy wdrażaniu RODO, prawnicy przygotowują kompletną dokumentację dotyczącą ochrony danych. Zbiór materiałów powinien zawsze zostać opracowany na indywidualne potrzeby klienta i zawierać między innymi:
- klauzulę informacyjną dostosowaną do specyfiki działalności
- politykę bezpieczeństwa określającą procedury ochrony danych
- rejestr czynności przetwarzania dokumentujący wszystkie operacje na danych
- rejestr naruszeń wraz z procedurami reagowania na incydenty
- umowy powierzenia przetwarzania danych z podmiotami zewnętrznymi
- instrukcje zarządzania systemem ochrony danych
W końcowej fazie wdrażania przeprowadzane zostaje szkolenie dla personelu w zakresie ochrony danych osobowych. Program edukacyjny obejmuje nie tylko teoretyczne aspekty regulacji, ale również praktyczne scenariusze występujące w codziennej pracy danej organizacji. Pracownicy uczą się rozpoznawać potencjalne zagrożenia, prawidłowo reagować na żądania osób, których dane dotyczą oraz stosować właściwe procedury w przypadku podejrzenia naruszenia.
Korzyści ze współpracy z profesjonalistami
Skomplikowana procedura dotycząca ochrony danych inaczej kształtuje się na poziomie małych jednoosobowych działalności, a inaczej w dużych korporacjach. Zakres przetwarzanych informacji, liczba pracowników mających dostęp do danych oraz rodzaj stosowanych systemów informatycznych determinują odmienne podejście do wdrażania zabezpieczeń. Korzystając z profesjonalnej obsługi prawnej małych firm, przedsiębiorca zyskuje gwarancję, że podjęte działania i przedłożone rozwiązania są realnie dostosowane do obowiązujących przepisów.
Warto pamiętać, że dzięki pomocy prawnej przedsiębiorca minimalizuje ryzyko ponoszenia kosztów z tytułu roszczeń odszkodowawczych oraz nie naraża się na wysokie kary finansowe. Organ nadzorczy może nałożyć sankcje sięgające nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa — w zależności od tego, która kwota jest wyższa. Ponadto właściwe wdrożenie przepisów buduje zaufanie klientów, którzy coraz częściej zwracają uwagę na sposób zabezpieczania ich danych przez podmioty świadczące usługi.
Zakres obowiązywania unijnych regulacji dotyczących danych
Przepisy RODO obowiązują wszystkie podmioty działające na terenie UE, bez znaczenia pozostaje narodowość osób, których dane są przetwarzane, jak i miejsce, w którym znajdują się serwery. Regulacje mają zastosowanie zarówno do administratorów danych (podmiotów samodzielnie określających cele i sposoby przetwarzania), jak i procesorów (podmiotów przetwarzających dane w imieniu administratora).
Ważne, że ochrona danych osobowych dotyczy nie tylko podmiotów mających siedzibę w krajach członkowskich, ale też przedsiębiorców, którzy nie dysponują jednostkami organizacyjnymi w UE, tylko oferują usługi i towary w tym obszarze. Przepisy znajdują również zastosowanie wobec organizacji monitorujących zachowania osób przebywających na terytorium Unii Europejskiej. Nawet podmioty spoza UE muszą wyznaczyć swojego przedstawiciela w Unii, jeśli regularnie przetwarzają dane rezydentów europejskich w określonym zakresie.
