Banki wciąż prześcigają się we wprowadzaniu coraz to nowszych, bardziej atrakcyjnych ofert, zarówno dla klientów indywidualnych, jak i biznesowych. Wiele z nich dotyczy kont bankowych. Na przedsiębiorcy, który zmienił rachunek ciąży obowiązek zgłoszenia tego faktu. Jak i gdzie to zrobić? Ile jest na to czasu? Czy za brak oficjalnej zmiany numeru firmowego konta bankowego grożą kary? Wszystkie te informacje, jak i wiele więcej wskazówek, znajdziesz poniżej.
- Czy prowadzenie firmowego rachunku bankowego jest konieczne?
- Jak i gdzie zgłosić zmianę firmowego rachunku bankowego?
- Czy za niezgłoszenie zmiany rachunku firmowego grozi kara?
- Co zrobić ze starym rachunkiem?
- Jakie inne zmiany powinny być zgłaszane?
Czy prowadzenie firmowego rachunku bankowego jest konieczne?
Polskie prawo nie narzuca na przedsiębiorców obowiązku prowadzenia firmowego rachunku bankowego. Wszelkie należności oraz zobowiązania mogą być regulowane za pomocą rachunków bankowych osób fizycznych, jednak banki w swoich regulaminach bardzo często zastrzegają, że takie działania są niezgodne z ich polityką.
Posiadanie firmowego konta bankowego jest konieczne, gdy:
- przedsiębiorstwo chce znaleźć się na białej liście podatników VAT,
- regulowane są należności pomiędzy dwoma płatnikami VAT o wysokości powyżej 15.000 zł i dotyczą one towarów i usług wrażliwych, które dokładnie opisano w ustawie o VAT,
- przedsiębiorca zza granicy prowadzi swoją działalność w Polsce.
Prowadzenie firmowego rachunku bankowego ma wiele plusów. Transakcje prywatne oraz firmowe nie mieszają się, panuje większa przejrzystość w kwestii przychodów i wydatków. Podczas kontroli organów osobiste operacje nie podlegają sprawdzaniu przez urzędników. Dodatkowo posiadanie rachunku biznesowego wpływa pozytywnie na postrzeganie przedsiębiorstwa przez klientów czy kontrahentów.
Warto korzystać z promocji bankowych podczas otwierania rachunku, by móc zmniejszyć koszty związane z prowadzeniem działalności. Odpowiednio dobrane konto może ograniczyć comiesięczne opłaty transakcyjne oraz zapewnić dostęp do narzędzi ułatwiających zarządzanie finansami firmy.
Jak i gdzie zgłosić zmianę firmowego rachunku bankowego?
Warto zaznaczyć, że raz wybrane konto bankowe nie jest przypisane do firmy na cały czas jej funkcjonowania. Rachunki można dowolnie zmieniać i przenosić do instytucji, które posiadają bardziej atrakcyjną ofertę. Konieczne jest jednak zgłoszenie zmiany numeru konta bankowego do odpowiednich instytucji.
Procedura zgłoszenia dla przedsiębiorców w CEIDG
Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG muszą zaktualizować wniosek o wpis na formularzu CEIDG-1. Instytucja przekaże dane automatycznie do ZUS-u oraz Urzędu Skarbowego. Formularz można złożyć elektronicznie poprzez profil zaufany lub podpis kwalifikowany, co znacznie przyspiesza proces aktualizacji danych.
Procedura zgłoszenia dla spółek
W przypadku spółek konieczne jest wypełnienie formularza NIP-2 (spółki cywilne) lub NIP-8 (spółki zarejestrowane w KRS). Zmiany rachunku bankowego można dokonać online. Przedsiębiorca ma na to 7 dni od otwarcia nowego firmowego konta bankowego.
Termin siedmiodniowy liczy się od dnia zawarcia umowy z bankiem, a nie od momentu faktycznego rozpoczęcia korzystania z rachunku. Przekroczenie tego terminu może skutkować nałożeniem sankcji finansowych przez organy skarbowe.
Czy za niezgłoszenie zmiany rachunku firmowego grozi kara?
Obowiązek zgłoszenia zmiany rachunku bankowego w rejestrach, jak i Urzędzie Skarbowym i ZUS-ie jest obowiązkiem nałożonym ustawowo na przedsiębiorców. Niezaktualizowanie tych danych jest uznawane za wykroczenie skarbowe, za które nałożona może zostać kara w wysokości od 1/10 do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę (aktualnie jest to od 280 zł do 56.000 zł).
Gdy uznane zostanie, że wykroczenie ma mniejszą szkodliwość, istnieje możliwość rozstrzygnięcia sprawy w postępowaniu mandatowym. Urzędnicy mają w tym wypadku prawo do nałożenia grzywny w maksymalnej wysokości podwójnej minimalnej pensji (5.600 zł).
Wysokość kary zależy od oceny stopnia zaniedbania ze strony przedsiębiorcy oraz ewentualnych konsekwencji wynikających z braku aktualizacji danych. Jeśli brak zgłoszenia uniemożliwił organom prawidłowe prowadzenie postępowań kontrolnych lub podatkowych, sankcje mogą być surowsze.
Co zrobić ze starym rachunkiem?
Polskie prawo nie określa, ile rachunków bankowych może posiadać przedsiębiorca. Oznacza to, że otwarcie nowego nie jest równoznaczne z tym, że poprzedni musi być zamknięty. To szczególnie przydatne, gdy wciąż oczekuje się na opłacenie faktur, na których zamieszczono stary numer rachunku.
Zamknięcie konta nie jest obowiązkowe, jednak wskazane, gdy nie jest ono darmowe. Wielu przedsiębiorców nie decyduje się na ten krok, ponieważ zakończenie współpracy z daną instytucją wymaga zazwyczaj osobistej wizyty w placówce. Warto jednak podkreślić, że za prowadzenie rachunku, nawet gdy nie jest on używany, wciąż mogą być pobierane zgodnie z umową opłaty.
Okres wypowiedzenia i związane z nim koszty
Dodatkowo podczas zamykania rachunku obowiązuje okres wypowiedzenia (zazwyczaj miesiąc), podczas którego również generowane będą koszty. Niektóre banki oferują możliwość natychmiastowego zakończenia umowy, jednak wiąże się to często z dodatkowymi opłatami.
Przed podjęciem decyzji o zamknięciu rachunku należy upewnić się, że wszystkie zlecone przelewy zostały zrealizowane, a stan konta jest zerowy lub wszystkie środki zostały przelane na nowy rachunek. W przeciwnym razie bank może naliczać opłaty za utrzymanie salda ujemnego lub za niewykorzystane środki.
Jakie inne zmiany powinny być zgłaszane?
Zaktualizowanie danych związanych z rachunkiem bankowym to nie jedyne, które obowiązkowo należy zgłosić do odpowiednich organów. Zalicza się do nich także zmiany w zakresie:
- nazwy firmy,
- oznaczenia formy prawnej,
- adresu przedsiębiorstwa,
- formy opodatkowania,
- podmiotu prowadzącego księgowość,
- pełnomocników,
- wspólników.
Dane te są zróżnicowane i zależne od formy prowadzenia działalności. Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG korzystają z uproszczonych procedur zgłoszeniowych, natomiast spółki wpisane do KRS zobowiązane są do stosowania bardziej sformalizowanych tryb aktualizacji.
Terminy i konsekwencje braku aktualizacji
Zaniechanie aktualizacji danych obciążone jest karą grzywny, której wysokość, w zależności od wykroczenia, zapisana jest w odpowiednich aktach prawnych. Czas na zgłoszenie zmian do właściwej instytucji również jest zróżnicowany.
Przykładowo zmiana adresu siedziby firmy wymaga zgłoszenia w terminie 7 dni, zmiana formy opodatkowania musi nastąpić przed rozpoczęciem roku podatkowego, a zmiana wspólników w spółce cywilnej – niezwłocznie po zawarciu odpowiedniej umowy. Niedotrzymanie terminów może skutkować nie tylko sankcjami finansowymi, ale również problemami w komunikacji z organami administracji publicznej, co może opóźnić realizację obowiązków sprawozdawczych lub podatkowych.
Ja wiem, że banki kuszą ofertami. Jednak mam wrażenie, że nie ma co tak szaleć i zmieniać rachunku. Zwłaszcza to może namieszać przy Vacie. No ale wiadomo – czasami korzyści są tak duże, że się podejmujemy zmian i potem zgłaszania wszędzie… Ja jednak z tych, co wolą sobie życie ułatwiać.